Entre el éxito y el fracaso en Ferias y Exposiciones

Por: Patricia Farias Barlow

Los expositores invierten considerables sumas para participar en ferias y exposiciones. Por tanto, tiene que promocionarse mercadotécnicamente para informar a los visitantes (sus potenciales clientes-compradores) donde pueden encontrar los productos y novedades que presentarán en el piso de exposición correspondiente. A continuación aporto algunas recomendaciones para comunicar su presencia y productos a los visitantes:

1.  Promoción

Es importante destacar la comunicación con los clientes y prospectos, manteniendo una completa base de datos. Se recomienda el uso de e-mails, invitaciones a que visiten su stand e información acerca de los actos en los que participarán en su página web, facebook, linkedIn, twitter y demás redes sociales.

2.  Diseño del stand

Cuando la gente pasa por su stand  se pregunta: ¿Qué es lo que hacen? Hay que planear un diseño para que las áreas estén abiertas e inviten a los visitantes a conocerlos. Los gráficos deben ser claros, si no llaman la atención de manera inmediata y comunican rápidamente que venden, los clientes no se detendrán. Recuerde: la gente va caminando por los pasillos y debe reflexionar en sus mensajes. Tip: los gráficos deben decir más que el nombre de la empresa, deben ser cortos y contundentes, que comuniquen lo que venden y sus beneficios principales.

3.  Staff distraído

Su stand debe estar siempre limpio, sin amontonamientos y con apariencia agradable, que propicie la bienvenida. Un típico ejemplo: un cliente pasa y se detiene a preguntar por algo (que obviamente le interesa), y el staff de su stand está hablando por teléfono, comiendo, platicando o sentado en la parte de atrás del mostrador. Tip: hay que programar descansos y horarios de comida para que esas actividades las hagan en otro lado, asimismo, hay que capacitar y entrenar a su personal para que utilice tácticas efectivas que atraigan e interesen a los clientes.

4.  Aprovechar el tiempo

Faltan 5 minutos para el cierre de la feria y el staff ya esta empacando su portafolio, guardando la folletería y despidiéndose, en esos momentos pasa un potencial cliente: ¡no se detendrá! Tip: hay que aprovechar el tiempo, desde el primer minuto de la apertura de la exposición hasta el último segundo del cierre. Nunca se sabe si este cliente tardío era el más importante.

5.  El staff se fue de fiesta y se nota

Es importante acudir a reuniones sociales relacionadas con la feria o exposición para el networking, pero no hay que beber hasta el grado de emborracharse pues al día siguiente, ¡se les nota la cruda! Eso da pésima impresión en los potenciales clientes.

6.  Aprenda a diferenciar a los potenciales clientes

Hay que tener el objetivo claro y entender quienes son los prospectos potenciales, pues de lo contrario solo “recogerán una bolsa de nombres” a los cuales será casi imposible dar seguimiento. Tip: no todos los visitantes son clientes potenciales, aprenda a diferenciar mediante preguntas precisas que le ayuden a discernir si se trata de un cliente que necesite su producto. Utilice formatos con notas específicas para recordarle los requerimientos de este cliente en particular para un seguimiento efectivo. Recuerde: no debe concentrarse en la cantidad de prospectos, si no en la calidad.

7.  Perder el tiempo platicando

En las ferias hay visitantes que solo pasean y cuya finalidad es simplemente pasar un rato ameno, recorriendo los stands y llevándose recuerdos y muestras; si su staff pierde el tiempo con ellos, extravía oportunidad de platicar con un potencial cliente que si necesite y desee sus productos. Tip: entrene a su staff mediante preguntas abiertas que en pocos segundos determinen si el visitante es un potencial cliente o no, agradézcale la visita y esté listo para atender a quien realmente pudiera ser su cliente, ya que si lo ve ocupado con otro no se detendrá a ver su stand.

Su tiempo en el piso de exposición es muy valioso, deberá concentrarse en atender realmente a los que potencialmente son prospectos, ya que son cientos los visitantes y muy poco el tiempo real para prospectarlos a todos.

Espero les sirvan estas cápsulas; próximamente hablaremos más de esto y otros temas sobre el fascinante mundo de las ferias y exposiciones.

Acerca de Patricia Farias Barlow…

Nombrada la “Leyenda de la Industria en 2012” es actual directora general del FIDEES, que incluye al Centro Internacional de Convenciones de Puerto Vallarta. Funge también como presidente de Farias Global Expos, consultora especialista en exposiciones.  Su solida carrera de más de tres décadas le ha llevador a ocupar importantes cargos, entre ellos COO de Cancunmesse; directora general de Centro Banamex; fundadora de Fapezal Exposiciones, empresa pionera en la organización de eventos internacionales; fundadora de Reed Exhibitions de México, entre otros. Ha sido galardonada con el Chairmans Award, el Distinguished Service Award, International Appreciation de la IAEE y reconocimiento por su extraordinaria labor como presidente fundador de AMPROFEC, entre otros.

pfarias@cicpuertovallarta.com

Fuente: Farias Barlow, P. (2012). Entre el éxito y el fracaso en ferias y exposiciones . MDC: The Meeting Planner’s Magazine , 32-34.

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